dinas perpustakaan dan kearsipan sulsel |

Kunjungan MPI 7 ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulsel

oleh aminahfaerob | Jan 11, 2020 | Berita

Institut Parahikma Indonesia, meski baru berusia 3 tahun tapi sudah mengadakan beberapa kunjungan lapangan ke bebeberapa instansi di Makassar-Gowa, mengadakan kegiatan berkala nasional dan internasional serta beberapa MoU yang telah dilakukan oleh program studi yang ada di dalamnya. Baik mahasiswa maupun dosen adalah elemen penting di sebuah perguruan tinggi. Sebagaimana diketahui bersama, tri darma perguruan tinggi meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan, dan pengabdian pada masyarakat.

Angkatan pertama IPI yang disebut sebagai “The Avant-Garde” sebentar lagi akan mengadakan PPL dan penyusunan skripsi. Oleh karenanya, mahasiswa semester 7 melatih kecapakan dengan bersama-sama mengadakan kunjungan di Dinas Perpustkaan dan Kearsipan Sulawesi Selatan.

Observasi yang didamping langsung oleh Sekretaris Prodi sekaligus dosen pengampuh mata kuliah Manajemen Perkantoran dan Kearsipan ini dilaksanakan pada Kamis, 09 Januari 2020. Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang dikepalai oleh Moh. Hasan, S. H., M. H. ini bertempat di Jl. Perintis Kemerdekaan No. 12, Daya, Makassar.

Tujuan daripada penelitian ini adalah mencari informasi sekaligus menambah wawasan mengenai sistem pengelolaan kearsipan, khususunya di Sulawesi Selatan. Mahasiswa MPI semester akhir dengan sebutan ‘KolamSusu’ tersebut melakukan kunjungan selama 4 jam dan diajak berkeliling serta mendengar beberapa penjelasan terperinci mengenai arsip dari profesional berbeda.

“Arsip hanya diciptakan sekali saja. Kalau arsipnya hilang, maka informasi yang dimuat di dalamnya pun akan hilang dan tidak akan didapatkan di mana pun”, ucap ibu Anti sebagai guide pertama memberikan gambaran besar mengenai arsip. “Kalau buku yang hilang, kita bisa dapat di perpustakaan lain atau di Gramedia. Beda dengan arsip”, tambahnya.

Dalam hal ini, Sekprodi MPI juga mengucapkan banyak terima kasih karena diberikan kesempatan untuk melakukan penelitian di sela-sela kesibukan kantor.

Arsip adalah hal yang dianggap penting. Maka dari itu, UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan telah mengaturnya. Dinas Kearsipan yang masuk dalam Organisasi Perangkat Daerah (OPD) –dulunya bernama SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) tersebut menyediakan ruang-ruang khusus untuk semua jenis arsip. Arsip statis disimpan di depot khusus di mana keamanan arsip sangat dijaga dari serangga, tikus, ataupun potensi rusak lainnya.

Mahasiswa MPI semester 7 dalam kunjugan tersebut diarahakan ke 5 ruang inti kearsipan. Pertama, ruang penyimpanan arsip dinamis dan in aktif. Di sana mereka belajar banyak mengenai retensi penyusutan arsip dan durasi status arsip aktif. Kedua, ruang baca arsip statis. Ada banyak arsip penting dan berusia tua di ruangan tersebut, bahkan ada sebuah buku inventarisasi arsip dari 1926 mengenai kota madya Ujung Pandang. Ketiga, ruangan restorasi atau laminasi, adalah ruangan di mana arsip yang rapuh akan diperbaiki menggunakan mesin, bahan-bahan kimia dan tissu Jepang yang berharga fantastis. Keempat, ruang penyimpanan arsip statis. Di ruangan ini, pengunjung harus bisa menahan aromo menyengat dari kaci yang dipasang di dalam ruangan ini. Tujuannya adalah pengawetan dan arsip aman dari tikus dan serangga lainnya. Kelima, ruang pengelolaan arsip. Di ruangan ini juga merupakan ruang vital di mana arsip diindex sesuai dengan klasifikasi yang telah ditetapkan. Arsip pun dikelola dengan baik sehingga arsip yang berusia puluhan tahun pun akan mudah ditemukan dalam rentang waktu 1-3 menit.